Aperçu des agents vocaux
Les agents vocaux répondent automatiquement à vos appels téléphoniques. Quand quelqu'un appelle, il entend un assistant IA convivial qui peut répondre aux questions, prendre des rendez-vous et prendre des messages — comme parler à une vraie personne.
Comment fonctionnent les agents vocaux
1. Vous configurez le renvoi d'appel → De votre téléphone d'entreprise vers votre numéro Theo
2. Un client appelle votre entreprise → L'appel est renvoyé vers Theo
3. Theo répond → Avec un accueil convivial
4. Ils ont une conversation → Interaction naturelle, semblable à un humain
5. Vous consultez l'appel → Dans votre tableau de bord avec transcription et enregistrement
Ce que les agents vocaux peuvent faire
Répondre aux questions courantes
Votre agent peut répondre à des questions comme :
- « À quelle heure ouvrez-vous? »
- « Offrez-vous ce service? »
- « Combien ça coûte? »
- « Où êtes-vous situé? »
- « Acceptez-vous les assurances? »
Les réponses proviennent de votre profil d'entreprise et de votre base de connaissances.
Prendre des rendez-vous
Votre agent peut planifier des rendez-vous en :
- Vérifiant la disponibilité de votre calendrier
- Offrant des créneaux horaires ouverts
- Confirmant les réservations avec le client
- Envoyant automatiquement des invitations de calendrier
Nécessite un plan de disponibilité et optionnellement l'intégration Google Agenda.
Capturer les informations de clients potentiels
Pendant les appels, votre agent peut recueillir :
- Le nom de l'appelant
- Le numéro de téléphone
- L'adresse courriel
- Quel service ils ont besoin
- Des questions personnalisées que vous définissez
Les informations sont automatiquement enregistrées dans les Contacts.
Transférer à un humain
Votre agent peut transférer des appels quand :
- L'appelant le demande spécifiquement
- La situation est complexe
- C'est une urgence
- Selon vos règles configurées
Vous pouvez configurer le renvoi d'appel pour faire sonner votre téléphone ou celui d'un membre de l'équipe.
Gérer la messagerie vocale
Si un appelant tombe sur la messagerie vocale avant votre agent :
- L'agent peut le détecter
- Laisser un message professionnel
- Ou le gérer selon vos paramètres
Pour commencer avec la voix
Étape 1 : Obtenir un numéro de téléphone
Vous avez besoin d'un numéro de téléphone Need Theo pour que les gens puissent appeler.
Gérer les numéros de téléphone →
Étape 2 : Configurer le renvoi d'appel
Dirigez vos appels d'entreprise vers votre numéro Theo.
Étape 3 : Personnaliser la voix
Choisissez comment votre agent sonne — homme, femme, différents accents.
Étape 4 : Testez!
Appelez votre numéro Theo et ayez une conversation pour vous assurer que tout fonctionne.
Faites toujours plusieurs appels de test avant de publier votre numéro ou de configurer le renvoi depuis votre ligne principale.
Comparaison Voix vs Texto vs Clavardage
| Fonctionnalité | Voix (Téléphone) | Texto | Clavardage (Site Web) |
|---|---|---|---|
| Comment les clients vous joignent | Appel téléphonique | Texto | Widget de site Web |
| Style de conversation | Parlé | Tapé (texto) | Tapé (Web) |
| Temps de réponse | Temps réel | Quasi-instantané | Instantané |
| Prise de rendez-vous | Oui | Oui | Oui |
| Capture de clients potentiels | Oui | Oui | Oui |
| Enregistrement disponible | Oui (90 jours) | S/O (texte enregistré) | S/O (texte enregistré) |
| Disponibilité | Tous les numéros | Numéros canadiens | Tous les sites Web |
| Idéal pour | Demandes téléphoniques | Questions rapides par texto | Visiteurs de site Web |
Beaucoup d'entreprises utilisent la voix, les textos et le clavardage ensemble. Votre agent IA peut gérer les appels, répondre aux textos et clavarder avec les visiteurs de site Web — le tout en utilisant la même base de connaissances.
Déroulement d'un appel vocal
Voici ce qui se passe pendant un appel typique :
1. Accueil
Votre agent répond avec votre message de bienvenue personnalisé :
« Merci d'appeler Plomberie Soleil, ici Sarah. Comment puis-je vous aider aujourd'hui? »
2. Conversation
Votre agent écoute et répond naturellement :
Appelant : « Bonjour, j'ai un robinet qui coule »
Theo : « Je suis désolée d'apprendre pour cette fuite! Je peux vous aider à régler ça. Est-ce une urgence, ou aimeriez-vous prendre un rendez-vous? »
3. Action
Selon la conversation :
- Prend un rendez-vous
- Fournit des informations
- Capture les coordonnées
- Transfère à un humain
4. Conclusion
Votre agent termine professionnellement :
« Je vous ai réservé pour mardi à 14 h. Y a-t-il autre chose que je peux faire pour vous? ... Parfait, on se voit mardi. Au revoir! »
Consulter les appels vocaux
Après chaque appel, vous pouvez :
| Action | Description |
|---|---|
| Lire la transcription | Voir tout ce qui a été dit, mot pour mot |
| Écouter l'enregistrement | Réécouter l'audio réel (disponible pendant 90 jours) |
| Voir les actions prises | Voir si un rendez-vous a été pris ou un client potentiel capturé |
| Consulter le contact | Voir ou mettre à jour les informations de l'appelant |
Accédez aux appels dans Conversations et filtrez par « Appels seulement ».
Fonctionnalités vocales
Support multilingue
Votre agent peut parler plusieurs langues :
| Langue | Disponibilité |
|---|---|
| Anglais | Support complet (accents US, UK, AU) |
| Espagnol | Support complet |
| Français | Support complet |
| Allemand | Support complet |
| Portugais | Support complet |
| Italien | Support complet |
| Et plus | Vérifiez les paramètres vocaux |
Transfert d'appel
Renvoyez les appels vers vous ou un membre de l'équipe quand nécessaire :
- Situations d'urgence
- Demandes complexes
- Préférence du client
- Appelants VIP
Gestion des interruptions
Si un appelant interrompt pendant que votre agent parle :
- L'agent arrête de parler immédiatement
- Écoute ce que l'appelant dit
- Répond de manière appropriée
Cela crée un flux de conversation naturel.
Détection de messagerie vocale
Quand un appelant tombe sur la messagerie vocale, votre agent peut :
- Détecter que c'est un système de messagerie vocale
- Laisser un message approprié
- Enregistrer l'interaction
Conseils de qualité vocale
Pour une meilleure compréhension de l'appelant
Votre agent fonctionne mieux quand les appelants :
- Parlent clairement
- Sont dans un environnement calme
- Ne parlent pas trop vite
Le bruit de fond peut affecter la compréhension, mais l'IA moderne gère bien la plupart des situations.
Améliorer les réponses de votre agent
Meilleure est votre base de connaissances, meilleure sera la performance de votre agent :
- Gardez votre profil d'entreprise complet et exact
- Ajoutez des FAQ pour les questions courantes
- Mettez à jour les informations quand les choses changent
- Consultez les conversations pour identifier les lacunes
Testez régulièrement
Appelez votre numéro Theo de temps en temps pour :
- Vous assurer que tout sonne bien
- Tester les nouvelles connaissances que vous avez ajoutées
- Vivre ce que vos clients entendent
Questions courantes
Les appelants savent-ils qu'ils parlent à une IA?
La technologie est très naturelle, et beaucoup d'appelants ne réalisent pas qu'ils parlent à une IA. Cependant, vous pouvez inclure un avis dans votre message de bienvenue si vous préférez : « Vous parlez avec notre assistant IA... »
Et si l'appelant a un fort accent?
La reconnaissance vocale moderne gère bien la plupart des accents. Si vous remarquez des problèmes, consultez la transcription de la conversation pour voir s'il y a eu des problèmes de compréhension, et envisagez d'ajuster les réponses de votre agent.
Les appelants peuvent-ils laisser des messages vocaux?
Votre numéro Theo répond directement aux appels — il n'a pas de messagerie vocale traditionnelle. Cependant, votre agent peut prendre des messages et les enregistrer comme notes sur le contact.
Que se passe-t-il si mon Internet tombe en panne?
Theo fonctionne dans le nuage, il continue donc de fonctionner même si votre Internet local a des problèmes. Les appels sont gérés par nos serveurs, pas par votre réseau local.
Prochaines étapes
- Obtenir un numéro de téléphone →
- Configurer le renvoi d'appel →
- Personnaliser les paramètres vocaux →
- Consulter le dépannage →
Besoin d'aide?
- Consultez notre Guide de dépannage
- Écrivez à support@needtheo.com