Gérer les contacts
Chaque personne qui appelle ou clavarde avec votre agent IA devient un contact. La page Contacts vous aide à gérer votre base de données clients, suivre l'historique des conversations et organiser vos clients potentiels.
Accéder aux contacts
- Cliquez sur Contacts dans le menu de gauche
- Vous verrez votre liste de tous les contacts
Comprendre votre liste de contacts
Chaque carte de contact montre :
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Prénom et nom (ou « Anonyme » si inconnu) |
| Courriel | Adresse courriel si capturée |
| Téléphone | Numéro de téléphone si capturé |
| Créé | Quand le contact a été ajouté pour la première fois |
Les contacts sont automatiquement créés lorsque quelqu'un :
- Clavarde avec votre widget de site Web
- Appelle votre numéro de téléphone IA
- Envoie un texto à votre numéro de téléphone IA
- Est ajouté manuellement par vous ou votre équipe
- Est importé depuis un fichier CSV
Contacts anonymes
Lorsque quelqu'un commence un clavardage sans fournir ses informations, il apparaît comme « Anonyme ». Pendant la conversation, votre agent peut capturer ses détails grâce à la compétence de capture de clients potentiels — le dossier du contact se met à jour automatiquement.
Pour les appels vocaux et les textos, les contacts sont créés avec le numéro de téléphone de l'appelant. Si le numéro correspond à un contact existant, la conversation est liée à ce contact.
Voir les détails d'un contact
Cliquez sur n'importe quel contact pour ouvrir le panneau de détails montrant :
Informations de base
- Nom complet
- Numéro de téléphone
- Adresse courriel
- Tout champ personnalisé que vous avez configuré
Chronologie d'activité
Un enregistrement chronologique de toutes les interactions avec ce contact :
- Conversations de clavardage
- Appels téléphoniques
- Conversations par texto
- Rendez-vous pris
- Notes ajoutées
Cliquez sur n'importe quelle conversation dans la chronologie pour voir la transcription complète.
Ajouter des contacts manuellement
Vous pouvez ajouter des contacts avant qu'ils ne vous contactent :
- Cliquez sur le bouton Ajouter un contact (en haut à droite)
- Remplissez leurs informations :
- Prénom
- Nom
- Numéro de téléphone
- Adresse courriel
- Tout champ personnalisé
- Cliquez sur Ajouter un contact
Si vous essayez d'ajouter un contact avec un numéro de téléphone ou un courriel qui existe déjà, on vous demandera de consulter le contact existant.
Modifier les informations d'un contact
Pour mettre à jour un contact :
- Cliquez sur le contact pour ouvrir les détails
- Cliquez sur le bouton Modifier
- Mettez à jour les champs souhaités
- Cliquez sur Enregistrer les modifications
Raisons courantes de modifier
- Corriger un nom mal orthographié
- Ajouter une adresse courriel capturée plus tard
- Mettre à jour un numéro de téléphone changé
- Ajouter des notes sur le client
- Remplir les données de champs personnalisés
Rechercher des contacts
Utilisez la barre de recherche pour trouver des contacts par :
- Prénom ou nom
- Numéro de téléphone
- Adresse courriel
- Les recherches de téléphone fonctionnent avec ou sans formatage (ex. : « 5551234567 » ou « (555) 123-4567 »)
- Les correspondances partielles fonctionnent pour les noms et adresses courriel
- La recherche est insensible à la casse
Filtrer les contacts
Cliquez sur le bouton Filtres pour affiner votre liste :
Filtre par date
Filtrer par date de création du contact :
Préréglages rapides :
- 7 derniers jours
- 30 derniers jours
- 90 derniers jours
Plage personnalisée :
- Cliquez sur « Personnalisé »
- Sélectionnez les dates de début et de fin
Ordre de tri
Choisissez comment trier vos contacts :
- Plus récents d'abord — Les plus récemment créés en haut
- Plus anciens d'abord — Les plus anciens contacts en haut
Sélectionner plusieurs contacts
Vous pouvez sélectionner plusieurs contacts pour des actions en lot :
- Cliquez sur la case à cocher à côté de n'importe quel contact
- Ou utilisez « Tout sélectionner » pour sélectionner tout le monde sur la page en cours
- Une barre violette apparaît montrant le nombre de sélections
Actions en lot
| Action | Description |
|---|---|
| Supprimer | Supprimer définitivement les contacts sélectionnés |
| Fusionner | Combiner deux contacts en un (seulement quand exactement 2 sont sélectionnés) |
Fusionner les contacts en double
Parfois la même personne crée plusieurs contacts (ex. : a appelé de différents numéros, a clavardé anonymement puis a fourni ses informations plus tard).
Pour fusionner les doublons :
- Sélectionnez exactement 2 contacts que vous voulez fusionner
- Cliquez sur le bouton Fusionner
- Choisissez quelles informations conserver pour chaque champ
- Confirmez la fusion
- Tout l'historique de conversation des deux contacts est combiné
- Le contact fusionné apparaît avec les données que vous avez sélectionnées
- Le contact en double est automatiquement supprimé
Importer des contacts
Vous avez une liste de clients existante? Importez-la via CSV :
- Cliquez sur le bouton Importer (en haut à droite)
- Téléversez un fichier CSV
- Associez les colonnes de votre CSV aux champs de contact :
- Prénom
- Nom
- Courriel
- Téléphone
- Tout champ personnalisé
- Examinez l'aperçu
- Cliquez sur Importer
Conseils de format CSV
Colonnes recommandées :
first_name,last_name,email,phone
John,Smith,john@example.com,+15551234567
Jane,Doe,jane@example.com,+15559876543
Formats de numéro de téléphone :
- Incluez l'indicatif de pays lorsque possible (+1 pour US/Canada)
- Divers formats acceptés : +15551234567, (555) 123-4567, 555-123-4567
Gestion des doublons :
- Les contacts avec un courriel ou téléphone correspondant sont ignorés par défaut
- Vous pouvez choisir de mettre à jour les contacts existants à la place
Supprimer des contacts
Pour retirer des contacts :
- Sélectionnez un ou plusieurs contacts avec les cases à cocher
- Cliquez sur Supprimer
- Confirmez la suppression
Supprimer un contact retire ses informations de profil. L'historique des conversations peut être conservé séparément à des fins de conformité.
Champs personnalisés
Les champs personnalisés vous permettent de suivre des informations supplémentaires sur les contacts au-delà des champs standards nom, courriel et téléphone.
Configurer les champs personnalisés
- Allez dans Paramètres → Champs personnalisés
- Cliquez sur Ajouter un champ
- Configurez le champ :
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Nom | Nom d'affichage du champ |
| Type | Type de données (voir les options ci-dessous) |
| Requis | Si le champ doit avoir une valeur |
| Options | Pour les types liste déroulante/sélection multiple |
Types de champs disponibles
| Type | Cas d'utilisation |
|---|---|
| Texte | Texte court, noms, notes |
| Nombre | Quantités, scores, identifiants |
| Courriel | Adresses courriel supplémentaires |
| Téléphone | Numéros de téléphone supplémentaires |
| Date | Anniversaires, dates d'inscription |
| Oui/Non | Indicateurs booléens (VIP, vérifié, etc.) |
| URL | Liens de site Web, profils sociaux |
| Liste déroulante | Sélection unique parmi les options |
| Sélection multiple | Sélections multiples parmi les options |
Exemples de champs personnalisés
| Nom du champ | Type | Exemple d'utilisation |
|---|---|---|
| Service intéressé | Liste déroulante | Suivre quel service ils ont demandé |
| Heure de contact préférée | Texte | « Matin », « Après 17 h », etc. |
| Source du client | Liste déroulante | « Site Web », « Référence », « Google Ads » |
| Notes | Texte | Demandes spéciales ou informations |
| Client VIP | Oui/Non | Indicateur pour traitement spécial |
| Budget | Nombre | Budget estimé du projet |
Utiliser les champs personnalisés dans la capture de clients potentiels
Vos agents IA peuvent capturer les données des champs personnalisés pendant les conversations. Lors de la configuration de la compétence de capture de clients potentiels :
- Sélectionnez quels champs personnalisés recueillir
- Ajoutez des instructions pour comment l'agent doit demander l'information
- Les données remplissent automatiquement le dossier du contact
Confidentialité et données
Vos responsabilités
Lors de la collecte d'informations clients :
- Ne recueillez que ce dont vous avez besoin pour votre entreprise
- Gardez les données sécurisées et à jour
- Honorez les demandes de suppression rapidement
- Respectez les lois applicables sur la confidentialité (RGPD, CCPA, etc.)
Données des conversations
Les informations capturées par vos agents IA vont directement dans les dossiers de contact. Vous pouvez :
- Modifier toute donnée au besoin
- Supprimer des contacts sur demande
- Exporter des données pour les clients qui le demandent (contactez le soutien)
Si un client demande que ses données soient supprimées, retirez son contact et toute conversation associée. Gardez un enregistrement que vous avez satisfait la demande.
Questions courantes
Comment exporter mes contacts?
Présentement, les contacts se consultent dans le tableau de bord. Pour les besoins d'exportation en lot, contactez support@needtheo.com.
Et si quelqu'un appelle d'un numéro masqué?
Le contact est créé sans numéro de téléphone. Si l'agent capture leur nom pendant l'appel, cette information est enregistrée. Sinon, le contact peut apparaître comme « Anonyme » sans identifiant.
Puis-je organiser les contacts en groupes?
Utilisez des champs personnalisés avec des options de liste déroulante pour catégoriser les contacts. Par exemple :
- Créez un champ « Statut » avec les options : « Client potentiel », « Client », « Ancien client »
- Créez un champ « Catégorie » avec vos types de services
- Utilisez les filtres pour trouver des contacts par ces valeurs
Combien de contacts puis-je avoir?
Il n'y a pas de limite au nombre de contacts dans votre compte.
Que se passe-t-il avec les données d'un contact quand je le supprime?
Supprimer un contact retire ses informations de profil (nom, courriel, téléphone, champs personnalisés). Les transcriptions de conversations peuvent être conservées séparément pour des raisons de conformité et d'analyse, mais elles ne seront plus liées à une personne identifiable.
Besoin d'aide?
- Consultez notre Guide de dépannage
- Écrivez à support@needtheo.com