Planification et rendez-vous
Vos agents IA peuvent prendre des rendez-vous automatiquement. Ce guide vous montre comment configurer votre disponibilité, gérer les réservations et configurer les paramètres de planification.
Accéder à la planification
- Cliquez sur Planification dans le menu de gauche
- Vous verrez deux onglets :
- Rendez-vous — Voir et gérer les rendez-vous réservés
- Paramètres — Configurer les plans de disponibilité, les ressources et les jours fériés
Configurer la planification
Avant que votre agent IA puisse prendre des rendez-vous, vous devez configurer :
- Ressources (optionnel) — Membres de l'équipe ou équipement
- Plans de disponibilité — Quand vous êtes disponible pour les réservations
- Intégration de calendrier — Synchronisation avec Google Agenda
Si vous êtes un entrepreneur solo, vous pouvez passer les Ressources et créer directement un Plan de disponibilité. L'agent prendra les rendez-vous directement dans votre calendrier.
Plans de disponibilité
Les plans de disponibilité définissent quand les clients peuvent prendre des rendez-vous.
Créer un plan de disponibilité
- Allez dans Planification → Paramètres
- Trouvez la section Plans de disponibilité
- Cliquez sur Nouveau plan
Configuration du plan
Informations de base
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Nom clair comme « Démo de vente » ou « Consultation » |
| Description | Notes optionnelles sur ce plan |
| Type | Service (général) ou Individuel (personne spécifique) |
Paramètres de temps
| Champ | Description |
|---|---|
| Fuseau horaire | Fuseau horaire de ce plan (par défaut celui du navigateur) |
| Durée du créneau | Durée de chaque rendez-vous (15, 30, 45, 60, 90 ou 120 minutes) |
| Temps tampon | Pause entre les rendez-vous (0, 5, 10, 15 ou 30 minutes) |
| Réservations simultanées max | Combien peuvent être réservées en même temps (pour les sessions de groupe ou le personnel multiple) |
Type de rencontre
Choisissez comment les rendez-vous sont menés :
Virtuel
- Rendez-vous par appel vidéo
- Création automatique de liens Google Meet (nécessite l'intégration Google Agenda)
En personne
- Rendez-vous à un emplacement physique
- Définir un emplacement par défaut (ex. : « 123 rue Principale, Ville, Prov. »)
- Option de demander l'adresse du client (pour les services mobiles)
- Ajouter des instructions d'emplacement pour votre agent IA
Flexible
- Laisser les clients choisir virtuel ou en personne
Invités
Ajoutez des membres de l'équipe ou des courriels externes qui devraient être invités à tous les rendez-vous créés sous ce plan.
Définir les heures disponibles
Pour chaque jour de la semaine :
- Activez le jour s'il est disponible
- Définissez votre heure de début et heure de fin
Exemple d'horaire :
| Jour | Disponible | Heures |
|---|---|---|
| Lundi | Oui | 9 h 00 - 17 h 00 |
| Mardi | Oui | 9 h 00 - 17 h 00 |
| Mercredi | Oui | 9 h 00 - 17 h 00 |
| Jeudi | Oui | 9 h 00 - 19 h 00 |
| Vendredi | Oui | 9 h 00 - 16 h 00 |
| Samedi | Oui | 10 h 00 - 14 h 00 |
| Dimanche | Non | — |
Définissez un plan comme Inactif pour arrêter temporairement d'accepter de nouvelles réservations sans supprimer le plan.
Ressources
Les ressources représentent les personnes ou les actifs qui peuvent être réservés.
Quand utiliser les ressources
Utilisez les ressources lorsque vous avez :
- Plusieurs membres d'équipe qui prennent des rendez-vous
- De l'équipement qui doit être planifié
- Différents fournisseurs de services avec différentes disponibilités
Créer une ressource
- Allez dans Planification → Paramètres
- Trouvez la section Ressources
- Cliquez sur Ajouter une ressource
- Entrez le nom et les détails de la ressource
Paramètres de jours fériés
Bloquez les dates où vous êtes fermé ou non disponible.
Ajouter des jours fériés
- Allez dans Planification → Paramètres
- Trouvez la section Paramètres de jours fériés
- Ajoutez les dates où aucun rendez-vous ne devrait être réservé
Vous pouvez définir des jours fériés qui se répètent annuellement pour des dates comme Noël, le Jour de l'An, etc.
Connecter votre calendrier
Synchronisez avec Google Agenda pour que votre agent IA puisse voir votre disponibilité en temps réel.
Configurer Google Agenda
- Allez dans Paramètres → Intégrations
- Trouvez Google Agenda
- Cliquez sur Connecter
- Connectez-vous à votre compte Google
- Autorisez Need Theo à accéder à votre calendrier
Ce que fait l'intégration de calendrier
Une fois connecté :
| Fonctionnalité | Avantage |
|---|---|
| Synchronisation bidirectionnelle | Les rendez-vous apparaissent dans votre Google Agenda |
| Blocage des heures occupées | Les événements existants bloquent ces créneaux pour les réservations |
| Invitations de calendrier | Les clients reçoivent des invitations avec les détails de la rencontre |
| Liens Meet | Les liens d'appel vidéo sont ajoutés automatiquement |
Si vous ajoutez manuellement des événements à votre calendrier, votre agent IA verra ces créneaux comme non disponibles. Gardez votre calendrier à jour!
Consulter les rendez-vous
Allez dans Planification → Rendez-vous pour voir toutes les réservations.
La liste de rendez-vous
Chaque rendez-vous montre :
- Date et heure
- Nom du client
- Service ou motif
- Statut (en attente, confirmé, terminé, etc.)
Filtrer les rendez-vous
Par date
- Aujourd'hui
- Cette semaine
- Ce mois-ci
- Plage de dates personnalisée
Par statut
- En attente
- Confirmé
- Terminé
- Annulé
- Absent
Statuts de rendez-vous
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Réservé, en attente de confirmation |
| Confirmé | Vous avez confirmé le rendez-vous |
| Terminé | Le rendez-vous a eu lieu |
| Absent | Le client ne s'est pas présenté |
| Annulé | Le rendez-vous a été annulé |
Changer le statut
- Cliquez sur un rendez-vous
- Utilisez le menu déroulant de statut
- Sélectionnez le nouveau statut
- Les modifications s'enregistrent automatiquement
Gérer les rendez-vous
Consulter les détails
Cliquez sur n'importe quel rendez-vous pour voir :
- Les coordonnées du client
- L'heure et la durée de la réservation
- Les notes de la réservation
- Le lien vers la conversation où il a été réservé
Modifier un rendez-vous
- Ouvrez le rendez-vous
- Cliquez sur Modifier
- Changez la date, l'heure ou les détails
- Enregistrez
Les clients ne sont pas automatiquement notifiés des modifications. Contactez-les directement si vous reportez.
Annuler un rendez-vous
- Ouvrez le rendez-vous
- Cliquez sur Annuler ou changez le statut à « Annulé »
- Confirmez
Envisagez de contacter le client pour l'informer.
Comment votre agent IA prend des rendez-vous
Quand un client veut réserver :
1. Client : « J'aimerais prendre un rendez-vous »
2. L'agent demande quel service ils ont besoin
3. L'agent vérifie votre disponibilité (et le calendrier si connecté)
4. L'agent offre les créneaux disponibles
5. Le client choisit un créneau
6. L'agent confirme et capture les coordonnées
7. Le rendez-vous apparaît dans votre tableau de bord et calendrier
Exemple de conversation
Client : « J'aimerais prendre un rendez-vous »
Theo : « Je serais ravi de vous aider à prendre un rendez-vous! Quel service recherchez-vous? »
Client : « Une coupe de cheveux »
Theo : « Super! J'ai de la disponibilité cette semaine mardi à 14 h, mercredi à 10 h ou jeudi à 16 h. Lequel vous convient le mieux? »
Client : « Mercredi à 10 h »
Theo : « Parfait! Je vous réserve pour mercredi à 10 h. Puis-je avoir votre nom et numéro de téléphone? »
Meilleures pratiques
Gardez votre calendrier à jour
Si vous planifiez quelque chose en dehors de Need Theo, ajoutez-le à votre calendrier pour que votre agent sache que vous êtes occupé.
Définissez des temps tampon réalistes
Donnez-vous du temps entre les rendez-vous pour :
- Nettoyage ou préparation
- Déplacement (pour les services mobiles)
- Retards éventuels
Vérifiez les rendez-vous quotidiennement
Prenez l'habitude de consulter les rendez-vous à venir chaque matin. Cela vous aide à :
- Vous préparer pour la journée
- Détecter les problèmes tôt
- Faire le suivi des absents
Gérer les absences
Quand quelqu'un ne se présente pas :
- Marquez-le comme « Absent »
- Envisagez un appel de suivi
- Révisez votre politique d'annulation
- Suivez les tendances (absences répétées du même client)
Plans de disponibilité multiples
Créez différents plans pour différents services :
| Nom du plan | Durée | Heures | Cas d'utilisation |
|---|---|---|---|
| Consultation rapide | 30 min | 9 h-17 h | Consultations téléphoniques initiales |
| Service complet | 60 min | 10 h-16 h | Rendez-vous standards |
| Forfait premium | 120 min | Sur demande | Services prolongés |
Assignez différents plans aux comportements de votre agent selon le service dont le client a besoin.
Questions courantes
Pourquoi mon agent n'offre-t-il pas de rendez-vous?
Vérifiez que :
- Vous avez un plan de disponibilité configuré
- Le plan a des heures disponibles configurées
- Le plan est défini sur Actif
- La compétence de prise de rendez-vous est activée pour le comportement de votre agent
- Votre intégration de calendrier est connectée (si utilisée)
Les clients peuvent-ils annuler via mon agent?
Présentement, les clients doivent vous contacter directement pour annuler. Vous pouvez ensuite mettre à jour le statut dans votre tableau de bord.
Dans quel fuseau horaire sont les rendez-vous?
Chaque plan de disponibilité a son propre paramètre de fuseau horaire. Assurez-vous qu'il correspond au fuseau horaire de votre entreprise!
Mon agent peut-il envoyer des rappels de rendez-vous?
Les invitations de calendrier incluent des rappels d'événements via Google Agenda. Pour des rappels supplémentaires par texto ou courriel, contactez le soutien pour les options disponibles.
Que se passe-t-il si deux rendez-vous se chevauchent?
Votre agent ne fera pas de double réservation si votre calendrier est connecté et fonctionne correctement. Si vous réservez manuellement des rendez-vous en conflit, vous devrez résoudre le conflit vous-même.
Puis-je avoir différents membres d'équipe avec différentes disponibilités?
Oui! Créez une Ressource pour chaque membre de l'équipe, puis créez des plans de disponibilité assignés à des ressources spécifiques. L'agent peut alors prendre des rendez-vous avec la personne appropriée.
Besoin d'aide?
- Consultez notre Guide de dépannage
- Écrivez à support@needtheo.com