Configurer les connaissances de Need Theo
Plus Theo en sait sur votre entreprise, mieux il peut aider vos clients. Ce guide vous montre comment configurer votre base de connaissances pour les meilleurs résultats.
Comment fonctionnent les connaissances
Lorsque quelqu'un appelle, envoie un texto ou clavarde, Need Theo cherche dans votre base de connaissances pour trouver les informations pertinentes. Il les utilise pour :
- Répondre aux questions sur vos services
- Fournir les bonnes heures d'ouverture
- Citer des prix exacts
- Donner des directions vers votre emplacement
- Prendre des rendez-vous aux bons moments
Plus vos connaissances sont complètes, plus Need Theo devient utile.
Types de connaissances
Theo prend en charge sept types de sources de connaissances :
| Type | Idéal pour |
|---|---|
| Profil d'entreprise | Informations de base : nom, heures, adresse, contact |
| FAQ | Questions courantes des clients |
| Site Web | Importer le contenu existant de votre site |
| Documents | PDF, documents Word, menus, politiques |
| Texte | Contenu personnalisé que vous rédigez directement |
| Audio | Enregistrements d'appels, matériel de formation |
| Images | Contenu visuel comme menus, affiches, photos |
Profil d'entreprise
Votre profil d'entreprise contient les faits essentiels sur votre entreprise.
Ce qu'il inclut
- Nom de l'entreprise - Comment Need Theo fait référence à votre entreprise
- Adresse - Votre emplacement physique
- Téléphone et courriel - Coordonnées
- Site Web - L'URL de votre entreprise
- Type d'entreprise - Catégorie d'industrie (salon, plombier, restaurant, etc.)
- Heures d'ouverture - Quand vous êtes ouvert chaque jour
- Fuseau horaire - Important pour la planification
Ce qu'il n'inclut pas
Le profil d'entreprise est réservé aux faits de base uniquement. Pour des informations détaillées comme :
- Tarification → Utilisez les FAQ ou les Documents
- Descriptions de services → Utilisez les FAQ, le Texte ou l'importation de Site Web
- Politiques → Utilisez les Documents ou les FAQ
- Articles de menu → Utilisez les Documents ou les FAQ
Configurer votre profil d'entreprise
- Allez dans Paramètres → Général
- Remplissez les informations de votre entreprise
- Définissez vos heures pour chaque jour
- Assurez-vous que votre fuseau horaire est correct
- Activez « Synchroniser le profil d'entreprise avec la base de connaissances »
Votre profil d'entreprise se synchronise automatiquement avec vos agents.
FAQ
Les FAQ sont le moyen le plus puissant d'améliorer les réponses de Theo. Elles enseignent directement à Theo comment répondre à des questions spécifiques.
Quand utiliser les FAQ
- Questions que les clients posent de manière répétée
- Informations sur les prix
- Détails des services
- Politiques (annulation, remboursements, etc.)
- Tout ce qui a un format clair question-réponse
Créer de bonnes FAQ
Écrivez les questions comme les clients les posent :
- « Combien coûte une coupe de cheveux? »
- « Offrez-vous des estimations gratuites? »
- « Quels secteurs desservez-vous? »
Écrivez des réponses utiles et complètes :
- Incluez des détails spécifiques
- Gardez un ton conversationnel
- Ajoutez du contexte utile
Exemples de FAQ
FAQ plombier
| Question | Réponse |
|---|---|
| Combien coûte un appel de service? | Notre appel de service standard est de 89 $, ce qui couvre la première heure de diagnostic. La plupart des réparations varient de 150 $ à 500 $ selon les pièces nécessaires. |
| Gérez-vous les urgences? | Oui! Nous offrons un service d'urgence 24/7. Il y a des frais supplémentaires de 75 $ pour les soirs, fins de semaine et jours fériés. |
| Quels secteurs desservez-vous? | Nous desservons la grande région métropolitaine de Portland, incluant Beaverton, Tigard, Lake Oswego et Milwaukie. |
| Offrez-vous des estimations gratuites? | Nous fournissons des estimations gratuites pour les travaux importants comme le remplacement de chauffe-eau ou les rénovations de salle de bain. Pour les petites réparations, l'appel de service de 89 $ inclut le diagnostic. |
FAQ salon
| Question | Réponse |
|---|---|
| Combien coûte une coupe de cheveux? | Les coupes pour femmes sont de 45 $ à 65 $ selon la longueur et le style. Les coupes pour hommes sont de 25 $ à 35 $. Toutes les coupes incluent un lavage et un coiffage. |
| Ai-je besoin d'un rendez-vous? | Oui, nous fonctionnons sur rendez-vous seulement. Les sans rendez-vous peuvent être acceptés si nous avons de la disponibilité, mais nous recommandons de réserver à l'avance. |
| Quelle est votre politique d'annulation? | Veuillez nous donner 24 heures de préavis pour annuler ou reprogrammer. Les annulations tardives peuvent être facturées 25 $. |
| Comment dois-je me préparer pour un rendez-vous de coloration? | Venez avec les cheveux propres et secs. N'utilisez pas de produits coiffants lourds. Portez un chandail boutonné pour ne pas abîmer vos cheveux en l'enfilant après! |
FAQ restaurant
| Question | Réponse |
|---|---|
| Acceptez-vous les réservations? | Oui! Les réservations sont recommandées pour les groupes de 4 ou plus, surtout les fins de semaine. Vous pouvez réserver en ligne ou nous appeler directement. |
| Avez-vous des options végétariennes? | Absolument! Nous avons une section végétarienne complète sur notre menu, et notre chef peut modifier plusieurs plats. Informez simplement votre serveur. |
| Y a-t-il du stationnement? | Nous avons un petit stationnement derrière l'immeuble avec 15 places. Le stationnement de rue est également disponible, et il y a un stationnement public à un coin de rue. |
| Livrez-vous? | Oui, nous livrons dans un rayon de 5 miles via DoorDash et UberEats. Vous pouvez aussi commander pour emporter directement sur notre site Web. |
Importation de site Web
Importez du contenu directement depuis votre site Web existant. Theo explorera votre site, lira les pages et utilisera ces informations pour répondre aux questions.
Comment ça fonctionne
- Entrez l'URL de votre site Web
- Choisissez combien de pages importer (jusqu'à 500)
- Need Theo explore votre site et extrait le contenu
- Le contenu est traité et rendu consultable
Options avancées
Lors de l'importation d'un site Web, vous pouvez activer :
- Télécharger les documents liés - Importe automatiquement les PDF, documents Word et autres fichiers liés sur vos pages
- Télécharger l'audio lié - Importe les fichiers audio comme les balados ou enregistrements
- Traiter les images intégrées - Analyse les images sur vos pages en utilisant la vision IA
Ce qui est importé
Theo importera :
- Pages principales (Accueil, À propos, Services, Contact)
- Pages de produits/services
- Articles de blogue
- Pages FAQ
- Toute page publiquement accessible
Non importé :
- Pages protégées par mot de passe
- Contenu derrière des connexions
- Fichiers très volumineux (plus de 20 Mo)
- Applications Web complexes
Gérer les pages du site Web
Après l'importation, vous pouvez :
- Activer/désactiver des pages spécifiques - Contrôler quelles pages sont utilisées
- Réexplorer les pages - Mettre à jour le contenu qui a changé
- Planifier des mises à jour automatiques - Garder le contenu à jour (quotidien, hebdomadaire, mensuel)
Documents
Téléversez des fichiers pour que Theo puisse apprendre.
Types de fichiers pris en charge
| Type | Formats |
|---|---|
.pdf | |
| Word | .docx (format moderne seulement) |
| Excel | .xlsx |
| PowerPoint | .pptx |
| Texte | .txt |
Taille maximale de fichier : 20 Mo
Bons documents à téléverser
- Menus de services avec tarification
- Documents de politique
- Matériel de formation
- Catalogues de produits
- Informations de garantie
- Guides d'employés (pour des réponses cohérentes)
Comment les documents sont traités
- Téléversez votre fichier
- Theo extrait le texte et les images
- Le contenu est découpé en morceaux consultables
Contenu textuel
Ajoutez du texte personnalisé directement lorsque vous n'avez pas de document ou que vous voulez écrire quelque chose de spécifique.
Quand utiliser le texte
- Descriptions détaillées de services
- Historique ou contexte de l'entreprise
- Informations saisonnières
- Tout ce que vous voulez écrire à partir de zéro
Conseils pour le contenu textuel
- Soyez précis et détaillé
- Utilisez un langage clair et conversationnel
- Divisez le contenu long avec des en-têtes
- Incluez les informations dont les clients ont réellement besoin
Fichiers audio
Téléversez de l'audio pour que Theo puisse transcrire et apprendre.
Formats pris en charge
- MP3
- WAV
- M4A
- OGG
- FLAC
- AAC
Taille maximale de fichier : 20 Mo
Bons audios à téléverser
- Appels de formation enregistrés
- Explications de produits
- Présentations de services
- Épisodes de balados sur votre entreprise
- Messages d'accueil vocaux (pour une messagerie cohérente)
Comment ça fonctionne
- Téléversez votre fichier audio
- Theo transcrit la parole en texte
- La transcription devient une connaissance consultable
Images
Téléversez des images pour que Theo puisse analyser et décrire.
Formats pris en charge
- PNG
- JPG / JPEG
- GIF
- WebP
Taille maximale de fichier : 20 Mo
Bonnes images à téléverser
- Tableaux de menu
- Affiches de prix de services
- Photos de produits
- Images d'emplacement/devanture
- Exemples avant/après
Comment ça fonctionne
- Téléversez votre image
- La vision IA analyse l'image
- Une description détaillée est générée
- La description devient une connaissance consultable
C'est utile lorsque vous avez du contenu visuel qui contient des informations importantes (comme un tableau de menu photographié).
Assigner les connaissances aux agents
Les connaissances doivent être assignées aux agents avant d'être utilisées.
Comment assigner les connaissances
- Allez dans les paramètres de votre Agent
- Trouvez la section Base de connaissances
- Sélectionnez les éléments de connaissances à inclure
- Enregistrez vos modifications
Notes importantes
- Profil d'entreprise : Un seul par agent
- Autres connaissances : Assignez-en autant que nécessaire
- Connaissances non assignées : Ne seront pas utilisées même si elles existent
Meilleures pratiques
Commencez par les FAQ
Les FAQ ont le plus grand impact sur la qualité des réponses. Commencez par ajouter les 10 à 20 questions que les clients posent le plus souvent.
Gardez les informations à jour
- Mettez à jour les prix lorsqu'ils changent
- Ajoutez des informations saisonnières
- Supprimez les services abandonnés
- Révisez mensuellement pour l'exactitude
Soyez précis
Au lieu de : « Nous faisons de la plomberie »
Utilisez : « Nous effectuons le débouchage de drains (150 $-250 $), les réparations de robinets (125 $-300 $), l'installation de toilettes (200 $-400 $), le remplacement de chauffe-eau (800 $-2000 $) et les rénovations complètes de salle de bain (appelez pour une estimation) »
Ne dupliquez pas
Si les informations sont dans votre profil d'entreprise, vous n'en avez pas besoin dans une FAQ aussi. Concentrez les FAQ sur les détails que le profil ne couvre pas.
Testez régulièrement
Après avoir ajouté des connaissances :
- Allez dans votre Agent
- Ouvrez le Clavardage test
- Posez des questions liées à vos nouvelles connaissances
- Vérifiez que les réponses sont correctes
Liste de vérification de démarrage rapide
Faites en sorte que Theo réponde bien aux questions avec cette configuration minimale :
- Profil d'entreprise - Nom, adresse, heures, coordonnées
- 5 à 10 FAQ - Questions les plus courantes des clients avec réponses
- Importation de site Web - Si vous avez un site avec du bon contenu
- Liste de prix - FAQ ou document avec votre tarification
Après les bases
Enrichissez vos connaissances avec :
- Plus de FAQ basées sur les vraies questions des clients
- Documents de politique
- Descriptions détaillées des services
- Informations saisonnières ou promotionnelles
Dépannage
Theo donne de mauvaises réponses
- Vérifiez vos connaissances pour des informations incorrectes
- Cherchez des réponses contradictoires dans différents éléments de connaissances
- Assurez-vous que les connaissances sont assignées à l'agent
- Essayez de rendre la question FAQ plus spécifique
L'importation du site Web a échoué
- Vérifiez que l'URL est correcte et publiquement accessible
- Vérifiez si les pages nécessitent une connexion
- Essayez d'importer moins de pages
- Importez des pages spécifiques individuellement si le site complet échoue
Le document ne se téléverse pas
- Vérifiez la taille du fichier (max 20 Mo)
- Vérifiez que c'est un format pris en charge
- Essayez d'enregistrer dans un format différent
- Pour les anciens fichiers Word/PowerPoint, enregistrez en .docx/.pptx
Les connaissances semblent être ignorées
- Vérifiez que les connaissances sont assignées à votre agent
- Vérifiez que le statut des connaissances est « Actif »
- Testez avec une question directe sur le contenu des connaissances
Besoin d'aide?
- Consultez notre guide de la bibliothèque de connaissances pour des instructions détaillées de gestion
- Consultez notre Guide de dépannage
- Écrivez à support@needtheo.com